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5步3表3会议,教你做好订单接入管控,杜绝生产混乱

时间:2019-05-27 09:12:04来源:朗欧企管微信公众号作者:张应春

  随着消费升级,市场需求发生转变,小批量、个性化印制成为未来发展趋势。在订单变复杂的同时,客户对于交货期却愈来愈严格。

  订单是连接客户与企业的纽带,客户的抱怨、投诉大多源于不恰当的订单处理。比如,订单信息的不准确或不健全,造成生产出来的产品并不是客户想要的。

  很多企业没有将“订单进入”当成工厂生产管理的重要节点来进行控制,导致订单资料不全、客户要求不明、交期不准等问题经常发生,无形中造成客户流失。

  因此,今天本文将与你探讨如何做好订单接入时候的管控,保障生产顺利进行?

  在这里,有6个建议:

  1、业务接单信息的确认

  这一个控制动作对于企业来说是非常关键的,特别是个性化定制型企业要特别注意。当订单接入的时候,业务要跟客户确认好订单信息,比如包材、产品的结构性功能、产品的尺寸等,在接单的过程当中,深入了解这些内容,然后根据企业的生产能力做好评估工作。

  在订单接入的时候,业务跟客户之间要做一个确认书,内容包括产品的性能、数量、规格等。每一家企业可以根据产品的不同,做不同类型的确认书,将相对常规化的部件和尺寸明确出来,然后用非常标准化的表单把这些内容标识出来。

  然后业务部在跟客户沟通的时候,就能够像做设备点检一样,一项一项地跟客户进行确认。

  2、产品的评审和确认

  很多企业的业务团队,对企业的技术、产品了解得并不专业,所以在了解了客户需求以后,要跟技术部、生产部进行产品的评审和确认工作。

  从技术、质量要求、生产工艺操作等层面来对产品进行评审和确认,从而明确这个订单中的产品能不能做,需要注意的方面有哪些。

  3、业务将技术、品质、生产部门的确认结果跟客户进行再确认

  业务将订单信息跟技术、品质、生产部门确认以后,要将确认后的结果及时地跟客户进行有效的沟通。

  沟通完以后,要让客户在订单确认书上签字,这样再次的沟通和确认,也就是责任的划分。企业在产品生产的过程当中,依然跟客户商讨产品变动的问题是要严厉杜绝的。

  很多时候是客户突然变动,但是责任不清是最主要的问题。客户需求变化,是业务本身对客户的需求并没有精准理解,退一步讲,就算是客户在变动,业务只是起到传达的作用,也会给企业的生产造成非常大的浪费。

  所以,业务将技术、品质、生产部门的确认结果跟客户进行再确认是非常必要的。如果这样做了以后,再出现变动,客户就应该承担返工的费用,如果是业务部门没有了解到客户的需求,业务部就应该承担这个责任,是品质、技术、研发以及生产部门没有做好相关的确认工作,这些职能部门就应该承担订单更改的责任。

  4、召开产品评审会

  产品评审会,是每一个定制型企业必须要开的会议。有些企业把产品评审会跟生产协调会合在一起开,在生产协调会结束后花10-20分钟的时间召开产品评审会,这些方式都是可以的,很多企业称之为新品通气会、产品发布会等。

  某个订单接入以后,产品的特性以及要求确认好以后,跟大家做一个通报,一方面可以让客户的需求能够有效地传达下去,另一方面也算是针对这些产品做一个简单的培训。

  如此一来,可以最大程度上避免产品从订单接入到出库的这个过程中,因为沟通不畅、信息确认错误而造成的产品不断更改,不断调整问题。